informativa sul trattamento dei dati personali per clienti e fornitori e loro referenti

PENNELLIFICIO 2000 SRL (di seguito “Titolare”) con sede in Via Marco Biagi 10 a Viadana (MN), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR” o “Regolamento”), in accordo alle disposizioni della normativa vigente, come previsto dagli articoli 13 e 14 del Regolamento, informa i soggetti interessati sul trattamento dei loro dati personali. Ai sensi dell’art. 37 del GDPR il Titolare non è soggetto all’obbligo di nomina del Responsabile della Protezione dei Dati / Data Protection Officer RDP/DPO.

Categorie di soggetti interessati e dati trattati

Durante il lavoro trattiamo dati personali comuni di clienti e di fornitori, oppure di persone referenti presso queste organizzazioni e/o che le rappresentano, con cui abbiamo accordi contrattuali e rapporti commerciali. La maggior parte dei dati personali è fornita direttamente dai soggetti interessati, altri dati che trattiamo possono provenire da fonti esterne oppure da fonti pubbliche. Tra i dati oggetto di trattamento usiamo i dati anagrafici, le informazioni fondamentali di contatto quali nome e cognome, indirizzo e-mail, numeri di telefono, luogo e indirizzo di lavoro, ruolo in azienda o mansione lavorativa, informazioni sull’attività economica del soggetto interessato. Possiamo trattare altri dati del cliente o del fornitore, es. dati bancari oppure dati fiscali, per operazioni di vendita e acquisto e/o per obblighi di legge applicabili al ai dati trattati. Di queste categorie di soggetti non trattiamo dati personali particolari ex-art.9 del GDPR.

Finalità e base giuridica del trattamento

Secondo le categorie dei soggetti interessati, i dati verranno trattati per le finalità seguenti, la cui base giuridica si fonda sulla gestione dei rapporti contrattuali con l’interessato oppure l’esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato, ovvero per adempiere ad obblighi legali, anche non derivanti dall’esecuzione degli accordi contrattuali:

• Gestione dei rapporti con clienti o fornitori, ovvero con loro persone referenti;

• Corretta e completa esecuzione degli accordi contrattuali con clienti o fornitori;

• Emissione di offerte e preventivi su richiesta dell’interessato;

• Gestione di acquisti e vendite e programmazione delle attività lavorative;

• Emissione dei documenti richiesti per legge ed esecuzione di adempimenti obbligatori per legge;

• Conservazione dei documenti di vendite/acquisti e/o relativi ai soggetti interessati.

Il conferimento dei dati per l’adempimento di obblighi legislativi o contrattuali è necessario: l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, dei dati trattati, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso e la corretta esecuzione delle attività per le quali i dati sono usati.

Inoltre, i dati personali potrebbero essere usati anche per finalità relative all’esercizio della difesa del legittimo interesse del Titolare o di terzi, anche in sede di giudizio, ad esempio per gestione del contenzioso o l’eventuale recupero del credito.

Modalità di trattamento e di conservazione

i dati saranno trattati con procedure manuali ed informatiche, protetti dalle adeguate misure di sicurezza previste. I dati saranno trattati unicamente da personale autorizzato e istruito dal Titolare ai sensi dell’art. 29, oppure anche da soggetti terzi in quanto Responsabili per i trattamenti di competenza ai sensi dell’Art. 28 del Regolamento.

Per le finalità indicate i dati saranno comunicati solo ai soggetti competenti per l’espletamento dei servizi necessari, sia in qualità di Titolari autonomi del trattamento oppure anche in veste di nostri Responsabili del trattamento:

• Società, consulenti e soggetti terzi, anche in forma associata, per servizi funzionali alla conduzione delle nostre attività in relazione ai trattamenti effettuati nei confronti dei soggetti interessati;

• Società di trasporti, aziende per la logistica e di servizi postali;

• Enti privati e/o pubblici la cui comunicazione è dovuta per obblighi di legge;

• Banche, assicurazioni, società finanziarie e del credito, società di recupero crediti.

I dati trattati non saranno diffusi in alcun modo e non saranno trasferiti fuori dall’Europa.

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, il periodo di conservazione dei dati personali è stabilito per la durata del rapporto contrattuale o commerciale, in subordine ad eventuali obblighi di legge per la conservazione di documenti fiscali o con valore legale, oppure per altri documenti soggetti alla conservazione ai sensi di legge, in ogni caso per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità di trattamento.

Regolamento (UE) 2016/679 – Articoli da 15 a 22 – Diritti dell’interessato

L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. L’interessato ha diritto di conoscere:

• l’origine dei dati personali, le finalità e modalità del trattamento, gli estremi identificativi del titolare, i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati.

L’interessato ha il diritto di rivolgersi al Titolare del trattamento presso i recapiti indicati, per esercitare tutti i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento in merito alla comunicazione, all’aggiornamento, la cancellazione, la limitazione dei propri dati personali, secondo quanto previsto dalla normativa in vigore.

L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, oppure al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato deve rivolgersi al Titolare presso i recapiti indicati in questa informativa.

L’interessato può anche presentare reclamo, nei modi e nei termini previsti, presso il Garante Privacy: si invita a visitare il sito www.garanteprivacy.it per maggiori dettagli.